Responsable administratif, comptable et financier / Responsable administrative, comptable et financière

Définition du poste L’UPF recrute son/sa RESPONSABLE ADMINISTRATIF(VE) ET FINANCIER(ÈRE) à partir du 07/08/2023.
POSITIONNEMENT DANS L’ORGANISATION :
L’INSPE, école interne de l’Université de la Polynésie française assure ses missions avec des personnels UPF, ainsi que des personnels mis à disposition par le Vice rectorat de Polynésie, en articulation étroite avec le ministère polynésien en charge de l’éducation et de l’enseignement, compte tenu de la spécificité législative du territoire. Pour remplir ses missions, l’appui administratif et technique est assuré par des personnels administratifs, pour la gestion de la scolarité et des stages, ainsi que des personnels en charge du numérique. L’organisation administrative en support à la direction de l’INSPE s’appuie donc sur des ressources dédiées, articulées très étroitement avec les autres services centraux de l’UPF.
Sous l’autorité du directeur de l’INSPE, le(la) responsable administratif(ve) et financièr(e) de l’INSPE apporte son appui à l’équipe de direction de l’institut.
Il/Elle prend en charge la gestion financière de la composante (budget, missions, dépenses) en interaction avec les services centraux de l’établissement et la direction générale des services.
Il/Elle supervise les activités des agents affectés à l’INSPE par ses tutelles ( 4 gestionnaires et 1 agent d’accueil), en étroite coordination avec les services centraux de l’université, ainsi que ceux des partenaires clés de l’INSPE : le vice-rectorat de Polynésie française et la direction générale de l’enseignement et l’éducation du gouvernement polynésien.
Il/Elle est membre de l’équipe des managers de l’UPF, et membre de l’équipe de direction de l’INSPE

ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL :
L’université forme environ 3200 étudiants chaque année, dont environ 250 (chiffres consolidés 2021-22) étudiants et stagiaires INSPE.
Le campus de l’INSPE est situé sur le même campus géographique que les autres composantes de l’université, la gestion des salles est partagée avec l’ensemble des composantes de l’établissement.

SAVOIRS GENERAUX & COMPÉTENCES OPERATIONNELLES :
MISSIONS ET ACTIVITES LIÉES AU POSTE :
Chargé(e) de la gestion administrative et d’aide au pilotage, il/elle assure auprès du Directeur de l’INSPE les actions suivantes :
Dans ce contexte, ses activités principales sont :
-Assister et conseiller le Directeur et le représenter éventuellement auprès des partenaires internes et externes,
-Organiser, planifier et coordonner le pilotage budgétaire et financier de l’INSPE en conformité avec les attentes des services centraux, ainsi que l’exécution financière des actes de gestion et le suivi des opérations comptables et financières,
-Coordonner la gestion des parcours de formation et la campagne de candidatures pour une inscription en master, en coordination avec les services centraux et la DG UPF : prévisions et suivi des services d’enseignement, réponses aux enquêtes de la tutelle et du réseau des INSPE,
-Coordonner la gestion RH avec l’appui de la Direction des Relations humaines de l’UPF (gestion des vacataires, bilans REH, fiches de vœux)
-Superviser et animer une équipe, en articulation avec les services centraux,
-Coordonner l’organisation de l’ensemble des instances spécifiques de l’institut, dans toutes ses phases,
-Mettre en place des actions de communication en interne et en externe pour tous les publics (notamment les étudiants).
COMPETENCES OPERATIONNELLES
-Élaborer un budget.
-Appliquer des règles financières.
-Assurer le suivi des dépenses et des recettes.
-Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe.
-Rédiger des synthèses et des rapports.
-Renseigner les indicateurs de performance.
-Contribuer à la réalisation de rapports, réponses aux enquêtes, audits et évaluations sur l’organisation, et les moyens de la structure.
-Suivre l’évolution de la réglementation sur la formation des enseignants en France et le fonctionnement des INSPE, constituer une documentation de référence.
-Assurer ou contribuer à la mise en œuvre de la démarche qualité dans la gestion des activités.