MISSIONS et activités principales :
le gestionnaire administratif occupera un poste à 70% au sein de l’école doctorale et à 30% au service d’appui à la recherche.
Placé sous l’autorité conjointe du directeur de l »école doctorale et du chef du service de la recherche, il sera responsable de diverses tâches administratives au sein de ces deux entités.
RESPONSABILITES PRINCIPALES A L’ECOLE DOCTORALE :
– Gérer administrativement l’école doctorale, en assurant la coordination et la planification des activités administratives et notamment le secrétariat du conseil de l’école doctorale ;
– Assurer le suivi administratif et pédagogique des doctorants inscrits, en s’assurant de la conformité des dossiers d’inscription et en fournissant un soutien administratif continu tout au long de leur parcours doctoral ;
– Coordonner les différentes étapes de la procédure de soutenance de thèse, en collaboration avec les membres du jury et les responsables de l’école doctorale ;
– Organiser des réunions, des formations et des événements liés à l’école doctorale, en assurant la logistique et la préparation des documents nécessaires ;
– Collaborer avec les autres services de l’université pour faciliter les processus administratifs et assurer la cohérence des informations et des procédures ;
– Intervenir en support à l’organisation de manifestations (doctoriales) ;
– Contribuer à la mise en place de procédures métiers.
RESPONSABILITES PRINCIPALES AU SERVICE D’APPUI A LA RECHERCHE :
– Contribuer à la gestion administrative des contrats et conventions de partenariat de recherche (circuit des parapheurs et archivage) ;
– Contribuer à la mise en œuvre de tableaux de bord et d’outils de suivi et de pilotage de l’activité du service de recherche, en recueillant et en analysant les données pertinentes, et en produisant des rapports réguliers pour la direction ;
– Assurer un support à la gestion administrative de la politique de site (consortium RESIPOL)…
– Respect des délais et des échéances dans un environnement dynamique et souvent soumis à des contraintes temporelles ;
– Capacité à gérer les priorités et à jongler entre les différentes responsabilités au sein de l’école doctorale et du service d’appui à la recherche ;
– Nécessité de travailler en étroite collaboration avec différentes parties prenantes, telles que les doctorants, les responsables de laboratoires, les membres de jury, la direction de l’université, etc.
– Adaptabilité aux éventuelles fluctuations de charge de travail et aux changements de procédures ou de réglementations.
PROFIL RECHERCHÉ :
– Diplôme de niveau universitaire dans un domaine pertinent ;
– Expérience préalable en gestion administrative, de préférence dans un contexte académique ou de recherche ;
– Excellentes compétences en gestion administrative et en organisation ;
– Bonne connaissance des procédures et réglementations liées à la recherche et à l’enseignement supérieur ;
– Compétences en gestion financière, y compris le suivi des budgets et des dépenses ;
– Capacité à travailler de manière autonome et à gérer plusieurs tâches simultanément ;
– Excellentes compétences en communication écrite et orale ;
– Maîtrise des outils informatiques et des logiciels.
Des qualités de savoir-être seront essentielles pour assumer les responsabilités variées du poste, travailler efficacement avec les parties prenantes et contribuer de manière significative au bon fonctionnement de l’école doctorale et du service d’appui à la recherche à l’UPF.