Agent / Agente d’accueil

Définition du poste Recrute un ASSISTANT CLIENTELE ET ADMINISTRATIF F/H
Définition
L’assistant clientèle et administratif assure le premier accueil des visiteurs de la Direction de l’Accompagnement des Entreprises et traite leurs demandes en les orientant le cas échéant vers les services compétents internes à la CCISM ou vers d’autres organismes. Il gère les flux entrants à la DAE (physiques, numériques et téléphoniques) et veille à leur prise en charge rapide et efficace au travers des outils en place. Il assure la facturation des prestations de la DAE et également l’appui administratif de la DAE.
Votre domaine couvre les principaux aspects suivants :
Accueil physique, téléphonique et numérique :
Accueillir, renseigner, conseiller et orienter la clientèle vers le bon interlocuteur ou outils,
Assister le client dan la réalisation des opérations courantes et à distance (premières informations, etc.)
Travailler en étroite collaboration avec les conseillers de la DAE,
Veiller à la prise en main des bornes tactiles et des ordinateurs à disposition des clients,
Gérer les flux numériques des emails entrants et sortants de entreprises@ccism.pf
Gérer les flux téléphoniques entrants et sortants,
Assurer les notifications sms et emails aux clients des documents à récupérer ainsi que des demandes en attentes,
Assurer des interventions extérieures ponctuelles (salon de l’entreprise, etc.)
Assurer la mise à jour des espaces d’affichage de la DAE.
Appui administratif :
Traiter tout document entrant et sortant de la DAE (bordereaux journaliers partenaires t antennes, extraits K-bis, courrier de mise en attente, bordereaux ICRA, transmission en interne des dossiers, etc.)
Traiter les intégrations et transferts sous le logiciel de saisie de formalité,
Traiter les dossiers mandataires (réception, enregistrement, contrôle et saie des formalités mandataires)
Préparer les commissions (invitations, dossiers, supports, bordereaux de transmission, etc.)
Saisir des refus/annulation de formalité,
Centraliser les commandes de fournitures de la DAE,
Gérer les réservations de salles de la DAE,
Effectuer une veille informationnelle auprès du Directeur de la DAE,
 Gérer le stock et la délivrance des bordereaux de détaxe, carnets ATA, enveloppe SOLEAU, disques de stationnement.
Reporting :
Remonter lors de chaque briefing l’état d’avancement des tâches récurrentes (océrisation et traitement des Kbis, MEA, suivi du traitement des formalités mandataires),
Assurer la gestion des statistiques de fréquentation de la DAE,
Remonter les réclamations clients et diverses anomalies rencontrées à l’accueil.
Facturation :
Gérer la facturation de l’ensemble des services e la DAE.